Всякий работодатель, будь то организация или ИП, обязан грамотно организовать кадровое делопроизводство. И это правило актуально, как для фирм с огромной численностью сотрудников, так и для индивидуальных предпринимателей, нанявших всего одного работника. Конечно, объем оформляемых бумаг в том и другом случае будет различным, но вот порядок обращения с ними примерно одинаков.
При этом, закон подробно регламентирует каждый этап обращения с бумагами, будь то создание, хранение или уничтожение документов. При этом существует целый ряд нормативных требований, которые необходимо учитывать и соблюдать. И здесь оптимальным решением в большинстве случаев является сотрудничество с профессионалами.
На рынке в широком объеме представлены услуги специализированных архивных центров, готовых взять на себя, как архивное хранение документов, так и организацию кадрового документооборота.
Но на специалистов надеясь, самим тоже не следует «плошать». Любое лицо, ответственное за создание кадровых документов, должно понимать, что соблюдение соответствующих норм, стандартов и правил позволит ему эффективно решить множество задач. И одной из самых значимых является предотвращение возникновения трудовых споров и успешное их разрешение. Кроме того, грамотно организованное кадровое делопроизводство – это защитная мера от возникновения претензий со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции, к примеру).
А начинается все, разумеется, с оформления документов. Следует понимать, что любое юридически-значимое действие работодателя должно отражаться в соответствующем акте. В связи с этим различают следующие виды кадровых документов:
- акты о приеме на работу;
- акты о переводе на другую работу;
- акты об увольнении с работы;
- документы об оформлении отпусков;
- документы о поощрении;
- документы о взыскании.
Но мало просто оформить бумаги, важно также обеспечить им сохранность и надлежащие условия хранения. Различают следующие виды данного мероприятия: хранение кадровых документов в момент их исполнения и после исполнения. При этом оформляемые бумаги формируются в отдельные дела по определенным признакам. Опять же в зависимости от типа дел, а также от того работают ли еще с ними сотрудники кадровой службы, бумаги хранятся либо непосредственно у них, либо в отделе, либо в архиве. Обратите внимание! Передаче в архив подлежат далеко не все дела, а только те, которые имеют постоянный или долговременный (более десяти лет) срок хранения.
Кадровые акты кратковременного хранения (до десяти лет включительно) в архив не передаются. Они остаются в отделе и уничтожаются после истечения срока хранения.
И тут мы вплотную подходим к завершающей стадии кадрового делопроизводства – уничтожению документов. Порядок данного мероприятия также строго регламентирован закону и ему подчиняется.
Стоит ли говорить, что учесть все эти и многие прочие нюансы можно только при наличии соответствующих знаний и опыта. А значит лучше всего все же воспользоваться помощью и поддержкой профессионалов, оказывающих архивные услуги широкого спектра.