Делопроизводство и документооборот на предприятии
 В любой компании делопроизводство является рутинным процессом. Довольно часто на него не обращает достаточного внимания. Но длиться это до тех пор, пока не возникаю неприятности, которые могут быть связанные с нарушением порядка, установленным действующим законодательством.
Из-за того, что организации делопроизводства уделяется не достаточно внимания, это может привести к непредвиденным расходам. Как пример таких расходов можно привести следующие: оплата штрафных санкций санитарной, технической, налоговой и многих других инспекций, судебных издержек. Кроме того могут даже привлечь к уголовной и административной ответственности.
Если делопроизводство будет не организовано и находится в полном беспорядке, то это может привести к потере очень важных документов и источников информации.
На любом предприятии делопроизводство нужно организовывать в соответствии с действующими государственными стандартами. В дальнейшем это избавит от многих проблем. Кроме того организация делопроизводства позволить сэкономить время, когда понадобиться найти какой-то документ.
Вообще, на любом предприятии существует огромное количество разнообразных документов. Именно поэтому одной из самых важных составляющих процесса управления на предприятиях является эффективный документооборот.
Документооборот представляет собой движение документов с того момента, как их получают или создают и до завершения их исполнения или отправки.
В основном в организациях большое количество документооборота проходит в бумажном виде. При этом затрудняется возможность найти необходимый документ в кратчайшие сроки. К тому же затраты на хранение документов, а также на потребление бумаги постоянно растут. Именно в связи с этим был создан электронный документооборот.
Электронный документооборот – это единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде. Такой документооборот имеет много преимуществ, среди которых можно выделить то, что электронный документ не порвется, при пересылке не потеряется и не испортится. Кроме того безбумажный документооборот является более экономным, быстрым и удобным.
Сегодня внутри многих крупных и не очень компаний используется внутренняя частная сеть, которая называется интранет. Используется она для того, чтобы совместно пользоваться или обмениваться информацией внутри одной организации. Это позволяет всем сотрудникам организации оперативно реагировать на все события, которые происходят, а предприятие предоставляет новые возможности для организации своего бизнеса.
Корпоративный портал (еще одно название интранета) имеет некоторые преимущества: при совместной работе над общими проектами производительность возрастает; персонал имеет легкий доступ к данным и многое другое.
Если у Вас на предприятии все еще нет организованного документооборота и делопроизводства, а чтобы передать информацию нужно ходить из кабинета в кабинет, то компания WSS-Consulting с радостью поможет Вам автоматизировать работу на Вашем предприятии.
|